Jak rozliczać umowę zlecenia lub umowę o dzieło z własnym pracownikiem (+kalkulator)

To w jaki sposób rozliczać wynagrodzenie przysługujące z racji umowy o pracę oraz z tytułu zawartej z własnym pracownikiem umowy zlecenia lub umowy o dzieło, nie jest wcale takie proste jakby mogło się wydawać. Z tego powodu redakcja SerwisKadrowego.pl przygotowała napisany zrozumiałym językiem krótki przewodnik oraz praktyczny kalkulator, który krok po kroku przeprowadza przez proces rozliczenia, pokazując dokładny opis poszczególnych obliczeń.

Ogólna zasada zawierania umów cywilnoprawnych z własnym pracownikiem

Decydując się na podpisanie z własnym pracownikiem umowy zlecenia lub umowy o dzieło trzeba pamiętać o bardzo istotnym zastrzeżeniu. Otóż przedmiot umowy cywilnoprawnej realizowanej na rzecz własnego pracodawcy nie może pokrywać się ani być zbieżny z rodzajem pracy świadczonej w ramach umowy o pracę. Wykonywanie przez pracownika w oparciu o stosunek cywilnoprawny takiej samej pracy jak w ramach stosunku pracy, jest kwalifikowane jako obejście przepisów prawa pracy i/lub tych z zakresu ubezpieczeń społecznych. Potwierdza to m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 18 grudnia 2014 r. (sygn. akt III UK 69/14, OSNP 2016/8/107), w którym czytamy: „(…) Wprawdzie pracodawca może zawierać z zatrudnionym pracownikiem umowy cywilnoprawne, ale jedynie w zakresie obowiązków lub czynności, które nie są objęte treścią stosunku pracy ani zakresem obowiązków pracowniczych. W przeciwnym razie umowa cywilnoprawna na wykonywanie w istocie rzeczy tych samych obowiązków pracowniczych jest sprzeczna z prawem pracy oraz prawem ubezpieczeń społecznych lub zmierza do obejścia przepisów tych działów prawa, przeto jest nieważna w taki sposób, że w miejsce nieważnych postanowień umowy cywilnoprawnej wchodzą odpowiednie przepisy prawa pracy (art. 58 § 1 k.c. w związku z art. 300 k.p.) (…)”.

Co więcej, podmiot zamierzający zatrudnić kogoś na podstawie umowy zlecenia albo umowy o dzieło musi bezwzględnie przestrzegać zakazu zastępowania umów o pracę umowami cywilnoprawnymi przy zachowaniu warunków wykonywania pracy typowych dla stosunku pracy.

Przypomnijmy, że w myśl art. 22 § 1 Kodeksu pracy, przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do osobistego wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Jeśli więc dana osoba realizuje umówione zadania warunkach typowych dla stosunku pracy, pracodawca nie może z nią zawierać umowy cywilnoprawnej zamiast umowy o pracę.

Reguły rozliczania umowy zlecenia / umowy o dzieło zawartej z własnym pracownikiem

Sporządzając listę płac w przypadku pracownika wykonującego umowę zlecenia lub umowę o dzieło zawartą z własnym pracodawcą, wymaga przestrzegania następujących reguł:

• w zakresie naliczeń składek ZUS: wynagrodzenie za umowę o pracę i umowę zlecenia sumuje się i od łącznej kwoty oblicza się składki na ubezpieczenia społeczne, jeśli zaś chodzi o składkę zdrowotną, to oblicza się ją odrębnie od przychodów z umowy o pracę i umowy zlecenia, a następnie po zsumowaniu wykazuje w jednym bloku raportu ZUS RCA (por. interpretacja indywidualna ZUS z 13 stycznia 2015 r., znak: DI/100000/43/1509/2014 oraz z 14 lutego 2017 r., znak: WPI/200000/43/168/2017);

• w zakresie podatku: zaliczkę podatkową oblicza się osobno od przychodów ze stosunku pracy i oddzielnie z umowy zlecenia, co oznacza, że składki na ubezpieczenia społeczne pobrane z wynagrodzenia uzyskanego w ramach umowy o pracę pomniejszają dochód do opodatkowania z umowy o pracę, zaś składki na ww. ubezpieczenia naliczone od umowy zlecenia – przychód z tej umowy.

Poniżej wskazanie, jakie składki ZUS należy naliczać od wynagrodzenia przysługującego za realizację umowy zlecenia wykonywanej przez własnego pracownika: 

Warto tu jeszcze zwrócić uwagę na obniżanie składki zdrowotnej do wysokości zaliczki podatkowej przy stosunkowo niskich przychodach uzyskiwanych przez pracownika. Z uwagi na konieczność odrębnego wyliczania podatku od umowy o pracę i umowy zlecenia, ewentualnego obniżenia składki zdrowotnej do poziomu podatku (obliczonego według przepisów obowiązujących w dniu 31 grudnia 2021 r.) należy dokonywać oddzielnie w ramach danego źródła przychodów (czyli składkę zdrowotną od zlecenia obniżamy do kwoty zaliczki podatkowej wyliczonej od zlecenia i analogicznie robimy przy umowie o pracę).

W sytuacji, gdy pracodawca zatrudnia swojego pracownika dodatkowo na umowę zlecenia, wówczas:

• limit 12.800 zł warunkujący stosowanie nowego mechanizmu pobierania zaliczek podatkowych stosuje dla każdego źródła przychodów osobno;
• zatrudniony może zrezygnować w stosunku do przychodów z umowy zlecenia i/lub z umowy o pracę z przesuwania terminu poboru zaliczek podatkowych, nawet jeśli przy rozliczaniu świadczeń z umowy o pracę ma stosowaną 1/12 kwoty zmniejszającej podatek. Przychody z umowy o pracę i umowy zlecenia należą wszakże do dwóch różnych źródeł przychodów, od których zaliczki na podatek pobierają płatnicy uregulowani w odrębnych przepisach ustawy PIT.

Polski Ład 2.0 „zlikwidował” od 1 lipca 2022 r. ulgę dla klasy średniej oraz mechanizm tzw. rolowania zaliczek podatkowych

Sprawdź Kalkulator Wynagrodzeń – Jak rozliczać wynagrodzenie pracownika z zawartą z własnym pracodawcą umową zlecenia lub umową o dzieło:

🧮 Kalkulator Wynagrodzeń – Jak rozliczać umowę zlecenia lub umowę o dzieło z własnym pracownikiem
Jak rozliczać umowę zlecenia lub umowę o dzieło z własnym pracownikiem?

➪ Kliknij i Sprawdź

Przykład – rozliczanie umowy zlecenia zawartej z własnym pracownikiem (w stanie prawnym obowiązującym do czerwca 2022 r.)

Spółka akcyjna z Poznania zawarła na okres od 1 do 30 kwietnia 2022 r. umowę zlecenia z własnym 35-letnim pracownikiem, który:

• złożył przy zatrudnianiu druku PIT-2,
• zrezygnował z uczestniczenia w PPK i ze stosowania względem niego nowego mechanizmu pobierania zaliczki podatkowej,
• uprawniony jest do zryczałtowanych kosztów pracowniczych w kwocie 250 zł oraz – w ramach umowy zlecenia – do 20-procentowych kosztów uzyskania przychodu, 
• w dniu 29 kwietnia 2022 r. otrzymał zarówno pensję z umowy o pracę (4.500 zł brutto) jak i wynagrodzenie ze wspomnianej umowy cywilnoprawnej w kwocie 2.500 zł brutto.

Uwzględniając przedstawione informacje, rozliczenie kwietniowych należności (z uwzględnieniem rozwiązań przewidzianych w Polskim Ładzie) powinno w analizowanym przypadku wyglądać następująco: